Mijn vroegere wiskunde leraar zei altijd: “Niets is zo bedrieglijk als statistiek”. Bij het zien van elke grafiek moet ik daar weer aan denken.
De afgelopen tijd worden ons vele grafieken voorgeschoteld dat de crisis op zijn einde loopt, de recessie voorbij is, de economie weer groeit. De bouw kruipt langzaam en voorzichtig uit het dal. Werkloosheid neemt al twee maanden op rij licht af. Er zijn meer huizen verkocht in het afgelopen kwartaal. Order portefeuilles lopen voller.
Bron CBS
Prachtig die statistieken die het nieuws een positieve kleur geven.
Bijvoorbeeld bovenstaande grafiek van het CBS met de werkloosheid statistiek van de afgelopen jaren. De grafiek laat het op een sprekende manier zien dat de piek voorbij is.
Ook de ABN Amro laat zich voorzichtig positief uit over verschillende branches. Bijvoorbeeld zoals de ABN Amro het schets in hun visie op de GWW www.abnamro.nl. Vooral flexibiliteit en innoveren bieden volgens ABN de beste kans op groei.
Stel u heeft een bouwbedrijf en heeft in deze crisis tijd een mooi innovatief product ontwikkeld welke u met flexibelle middelen op de markt kan brengen. Dat klinkt als het ideale plaatje voor een succes verhaal in de komende jaren, aldus de ABN. Maar de andere kant komt minstens zo vaak voor: u heeft geen nieuwe producten ontwikkeld (het was tenslotte crisis) en bent minder flexibel in het op de markt zetten er van.
In beide gevallen is het zaak om de kosten en opbrengsten goed te analyseren. Op globaal niveau heeft u natuurlijk wel een idee hoe het ongeveer zit. “Dit zit er in kas, die en die projecten lopen prima en dat ene project moet ik goed in de gaten houden”. Vinger-aan-de-pols-houden of fingerspitzengefühl heet dat in mooi Nederlands. Om dat fingerspitzengefühl gevoel om te zetten in de harde cijfers heeft u een administratie. De administratie houdt u toch al bij, voor in ieder geval de belasting en BTW aangifte. Laat uw administratie u helpen om te sturen op data uit uw administratie. Net als het CBS en de ABN Amro doen, kunt u ook uw eigen statistieken bepalen. Noem het KPI’s, statistiek of BI (Business Intelligence), de grondslag van de gegevens is aanwezig.
Maar wat is nou informatie waar ik wat mee kan? Welke KPI’s spreken voor mijn bedrijf? Laat ik u een paar eenvoudig te realiseren statistieken voorstellen.
1- Kosten versus opbrengsten per project. Met andere woorden, wat zou er nog gefactureerd moeten worden naar de opdrachtgevers. In Dynamics NAV is het eenvoudig te bepalen welke projecten de verhouding kosten – opbrengsten een bepaalde waarde overschrijden. Juist deze projecten en projectleiders moeten aan gestuurd worden om zo snel mogelijk de factuur de deur uit te krijgen. Dit kan bijvoorbeeld met periodiek een automatische email naar de projectleiders met zijn projecten en de verhouding kosten – opbrengsten.
2- Top 100 leveranciers. Standaard NAV kent een leveranciers top 10 lijst. Deze is redelijk eenvoudig aan te passen naar een bedrijf overschrijdende top 100 lijst. Met welke leveranciers doet u het meest zaken? De top 10, die verantwoordelijk is voor 80 procent van de inkoop, weet u waarschijnlijk wel uit het hoofd en kent u persoonlijk. Maar de overige 90 leveranciers, die ook nog goed zijn voor 20 procent van de inkoop dan? Stel dat u deze gegevens op papier heeft en ook met hen voordelige prijs afspraken kan maken?
3- Top 100 klanten met hun betalingsgedrag. Als delen van de top 100 van uw klanten een vervelend betalingsgedrag heeft en facturen structureel te laat betaald worden is dit nadelig voor uw liquiditeit positie. Ook dit is weer data die in uw administratie aanwezig is. Handig om achter de hand te hebben de volgende keer dat u op de koffie gaat bij uw opdrachtgever, weet u gelijk of de toezegging die u doet ook gerechtvaardigd is.
4- Productiestanden versus kosten en opbrengsten. Wanneer u productiestanden bij houdt per project zouden de kosten en opbrengsten in een gelijke verhouding moeten stijgen. Weer gegevens die in Dynamics NAV geregistreerd en dus ook gerapporteerd kunnen worden. Afwijkingen en grote schommelingen op deze verhoudingen verdienen uw aandacht.
5- Voorraad waarde versus leeftijd. Net als met leveranciers en klanten zijn er onder uw voorraad ook hard- en zachtlopers. Leuk om te weten welke artikelen gaan er nu het hardst. Maar deze voorraad redt zich wel. Wat kritischer is voor uw liquiditeit zijn de lanzaamlopers met een hoge voorraad waarde. Weet u welke artikelen dat zijn?
Laat mijn wiskunde leraar het fout hebben, laat uw eigen statistiek voor u spreken en uw fingerspitzengefühl aanvullen met harde cijfers. Natuurlijk kan NAV Solutions u helpen om uw eigen rapportage te ontwikkelen.